Katalog layanan

Katalog layanan berisi item yang bisa diminta requester lewat portal, misalnya laptop pengganti atau akses aplikasi. Halaman ini menjelaskan cara admin menyusun kategori, item, formulir, tim pemenuhan, SLA, dan alur persetujuannya.

Semua pengaturan ada di Administrasi → Katalog layanan dan memerlukan izin catalog.manage.

Kategori

Kategori mengelompokkan item di portal.

1. Klik Kategori di kanan atas.
2. Isi Nama, misalnya "Akses & Akun".
3. Isi Urutan tampil. Angka kecil tampil lebih dulu di portal.
4. Klik Simpan.

Kategori yang ada tampil di baris Kategori: di atas daftar item, bersama jumlah itemnya. Klik ikon pensil untuk mengubahnya. Ikon hapus hanya muncul pada kategori yang belum punya item.

Membuat item

1. Klik Item baru.
2. Isi Nama item dan pilih Kategori.
3. Klik Buat & lanjut.

Anda diarahkan ke editor item. Item baru berstatus nonaktif, sehingga belum terlihat oleh requester sampai Anda mengaktifkannya.

Editor item

Editor punya tiga bagian. Setiap bagian punya tombol simpan sendiri, dan Anda diperingatkan bila meninggalkan halaman dengan perubahan yang belum disimpan.

Detail & perutean

• Nama dan Kategori item.
• Deskripsi untuk requester, tampil di portal. Jelaskan apa yang didapat dan kapan memakainya.
• Tim pemenuhan: permintaan dari item ini diarahkan ke tim tersebut. Pilih (tanpa tim — masuk pool) bila belum ada tim tertentu.
• Kebijakan SLA: kebijakan yang menghitung tenggat permintaan ini. Pilih (tanpa SLA) bila permintaan item ini tidak perlu target. Kebijakan dibuat di SLA dan kalender.
• Tampilkan di portal (aktif): menyalakan atau mematikan item di portal.

Klik Simpan detail.

Alur persetujuan

Persetujuan berjalan berurutan, tahap demi tahap, maksimal 10 tahap.

1. Klik Tambah tahap.
2. Isi Nama tahap, misalnya "Persetujuan atasan".
3. Pilih Kebijakan: Satu persetujuan cukup atau Semua approver wajib menyetujui.
4. Pilih satu atau lebih Approver dari anggota aktif.
5. Klik Simpan persetujuan.

Tanpa tahap, permintaan langsung masuk pemenuhan. Perubahan alur hanya berlaku untuk permintaan baru; permintaan yang sedang berjalan tidak berubah. Cara approver memutuskan dijelaskan di Persetujuan.

Formulir requester

Formulir menentukan isian yang diminta dari requester saat mengajukan item ini.

1. Klik Tambah isian.
2. Isi Label, lalu Key (huruf kecil, angka, dan garis bawah, diawali huruf).
3. Pilih Jenis isian: Teks singkat, Teks panjang, Angka, Ya / Tidak, Pilihan tunggal, Pilihan ganda, Tanggal, Pengguna, atau Site / lokasi.
4. Centang Wajib diisi bila isian ini harus diisi.
5. Untuk pilihan, isi Opsi, satu per baris. Untuk angka, Anda bisa mengisi Nilai minimum dan Nilai maksimum. Bila perlu, isi juga Teks bantuan dan Placeholder.
6. Klik Tambah. Ulangi untuk isian lain, lalu atur urutannya dengan tombol naik dan turun.
7. Klik Simpan formulir (versi baru).

Setiap penyimpanan formulir membuat versi baru. Permintaan yang sudah dikirim tetap ditampilkan dengan versi formulir saat permintaan dibuat. Hindari mengubah Key pada formulir yang sudah dipakai, karena keterkaitan dengan jawaban lama akan putus.

Bila formulir punya isian Site / lokasi, site yang dipilih requester menentukan kalender kerja SLA permintaan itu, sesuai pengaturan site.

Daftar item

Daftar item menampilkan kolom Nama, Kategori, Tim pemenuhan, SLA, Persetujuan, dan Status. Bilah alat di atasnya berisi:

• kotak cari untuk nama dan deskripsi item;
• Filter menurut kategori, tim pemenuhan, SLA, persetujuan, atau status, termasuk nilai seperti Tanpa tim, Tanpa SLA, dan Tanpa persetujuan;
• Urutkan dan Kelompokkan.

Pencarian, filter, dan urutan tersimpan di alamat halaman. Saat Anda kembali dari editor, daftar yang sama tampil lagi. Di bawah tabel, Anda bisa berpindah halaman dan memilih Baris per halaman.

Menonaktifkan item

Item tidak dihapus. Untuk menarik item dari portal, matikan Tampilkan di portal (aktif) lalu klik Simpan detail. Statusnya menjadi Nonaktif, dan permintaan lama dari item itu tetap tersimpan.

Cara requester memakai katalog dijelaskan di Melaporkan insiden dan meminta layanan.